Wozu brauche ich ein Synchronisationskonto?

… damit unterschiedliche Kalenderchen auf einen gemeinsamen Kalender zugreifen können. Also zum Beispiel, um unterwegs auf einem Android-Smartphone die gleichen Termine wie im Windows-Kalenderchen zu sehen und zu ändern. Oder um an zwei verschiedenen Windows-Computern Kalenderchen mit den gleichen Terminen zu nutzen. Die Synchronisation sorgt dann dafür, dass Termine, die im einen Kalenderchen eingegebenen werden, auch auf den anderen Kalenderchen erscheinen und umgekehrt.

Wie richte ich mir ein Synchronisationskonto ein?

Zuerst muss ein Synchronisationskonto erstellt werden und danach muss dieses in allen beteiligten Kalenderchen eingetragen werden. Die Erstellung eines neuen Synchronisationskontos erfolgt auf einer speziellen Internetseite:

http://www.kalenderchen.de/KalOnline Klicken Sie dort auf den blauen Button Synchronisations-Konto anlegen, was direkt auf eine Seite mit einem Formular weiterleitet. Dort müssen folgende Angaben gemacht werden:

1. Name des Kalenders: wählen Sie einen Namen für den gemeinsam genutzen Kalender aus, damit Sie z.B. – falls Sie mehrere Konten nutzen (z.B. eins für die Familie, eines für die dienstlichen Termine) – später noch wissen, welches Konto welcher Kalender war.
2. Drei verschiedene Benutzerkonten, die alle unterschiedlichen Zugriff auf den Kalender gewähren. Für alle drei Konten müssen jeweils ein Benutzername und ein Benutzerpasswort angegeben werden:
   1. Benutzerkonto zur Verwaltung: mit diesem Zugang kann der Kalender verwaltet werden, was derzeit die Anzeige und das Aufladen des Guthabens umfasst. Beim Anlegen wird bei diesem Benutzerkonto vom System automatisch ein A_ vor den Benutzernamen gestellt, d.h. wenn man Franz einträgt, lautet der spätere Benutzername A_Franz. Am A_ kann das System später erkennen ob der Benutzer Rechte zur Verwaltung hat.
   2. Benutzerkonto für den normalen Zugriff: dieser Zugang ist für alle Anwender, die Termine im gemeinsamen Kalender lesen, hinzufügen, ändern oder löschen können sollen.
   3. Benutzerkonto für den lesenden Zugriff: Kalenderchen, die später diesen Zugang zum Kalender nutzen, können die (von anderen Teilnehmern eingetragenen) Termine nur lesen, aber nicht selbst welche hinzufügen oder ändern. Beim Anlegen wird bei diesem Benutzerkonto vom System automatisch ein R_ vor den Benutzernamen gestellt, d.h. wenn man Anton einträgt, lautet der spätere Benutzername R_Anton. Am R_ kann das System später erkennen ob der Benutzer Termine nur lesen darf.

Nachdem diese Benutzerkonten gewählt wurden, kann im grünen Kasten noch eine Email-Adresse angegeben werden, an die die eingetippten Angaben geschickt werden. Die Email-Adresse wird aber nicht mit dem Konto verknüpft und nicht gespeichert, sie dient lediglich dazu, die Angaben zur Sicherheit nochmals als Email zu bekommen.

Notieren Sie sich anschließend alle gemachten Angaben noch einmal selbst oder drucken Sie die Seite aus (s. roter Kasten). Bitte das A_ bzw. R_ beim Benutzernamen nicht vergessen (s.o.).

Danach auf den Button Diesen Kalender anlegen klicken. Auf der nächsten Seite erscheint dann wenn alle Felder richtig ausgefüllt wurden die Bestätigung der Einrichtung des Kontos. Dabei wird der endgültige Name des Synchronisationskontos (der sog. Zugriffsschlüssel) angezeigt, der sich aus dem von Ihnen gewählten Namen und einem zufälligen Schlüssel zusammensetzt (getrennt durch einen Unterstrich, also _). Notieren Sie sich diesen endgültigen Zugriffsschlüssel ebenfalls – Falls vorhin eine Emailadresse angegeben wurden, ist er dort auch aufgeführt. Falls keine Email ankommt kontrollieren Sie bitte Ihren Spamfilter, da der Emailanbieter die Email eventuell ausgefiltert hat, denn für ihn sieht eine Email mit Benutzerkonten, Passwörtern und Zugriffsschlüssel ggf. verdächtig aus.

Eintragungen im Kalenderchen

Prinzipiell müssen im Windows-Kalenderchen und in der Android-App die gleichen Angaben eingetragen werden. Im Windows-Kalenderchen geht dies unter Einstellungen | Synchronisation

1. Zunächst der Zugriffsschlüssel (mit den zufälligen Zeichen und mit dem Unterstrich _ zwischendrin)
2. Danach dann Benutzername und Benutzerpasswort eines der drei Benutzerkontos. Ob das für die Verwaltung oder das für den normalen Zugriff genommen wird ist egal, aber falls das für den Nur-Lesen-Zugriff genommen wird, kann dieses Kalenderchen nur die Termine der anderen anzeigen. Alle selbst hinzugefügten Termine bleiben im Kalenderchen und erscheinen dann trotz Synchronisation nicht auf den anderen Geräten. Im Normalfall wird man also den Benutzernamen und das Passwort des Benutzerkontos für den normalen Zugriff angeben. Falls nicht, bitte daran denken, dass die anderen beiden Benutzerkonten stets mit A_ bzw. R_ beginnen (ersterer für den Verwaltungszugang, letzterer für den Nur-Lesen-Zugriff).
3. Als letztes wird noch ein Datenverschüsselungspasswort benötigt. Dieses Datenverschüsselungspasswort hat nichts mit den Passwörtern vorhin bei der Erstellung des Synchronisationskontos zu tun. Es dient allein dazu, Ihre Termine vor dem Verlassen des Geräts zu verschlüsseln. Diese sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt für die eigentliche Sicherheit Ihrer persönlichen Termine, denn selbst wenn im Internet (sozusagen auf halbem Weg zwischen einem und dem anderen Kalenderchen) etwas schiefläuft und jemand Zugriff auf die Daten bekommt, kann er sie nicht entschlüsseln, da er ja nicht Ihr geheimes Datenverschlüsselungspasswort hat. Erst nachdem die Daten auf dem anderen Kalenderchen angekommen sind, werden sie wieder mit (natürlich dem gleichen) Datenverschlüsselungspasswort entschlüsselt. Denken Sie sich also ein Datenverschlüsselungspasswort für Ihr Synchronisationskonto aus und notieren Sie es sich ebenfalls. Wie für alle Passwörter gilt auch hier: je länger desto besser, und es sollte nicht in einem Wörterbuch stehen, da Angreifer beim Erraten von Passwörtern immer zuerst normale Wortkombinationen ausprobieren. Geben Sie das Datenverschlüsselungspasswort weiterhin niemals an Leute weiter, denen Sie die Termine nicht zeigen möchten. Auch bei Fragen im Kalenderchen-Forum oder an den Hersteller von Kalenderchen sollte das Datenverschlüsselungspasswort nicht angegeben werden.

Funktioniert die Synchronisation?

Nachdem die vier Angaben (Zugriffsschlüssel, Benutzername, Benutzerpasswort, Datenverschlüsselungspasswort) im Kalenderchen eingetragen wurden, muss hinter den Passwörten auf setzen bzw. ändern geklickt werden. Danach auf OK zum schließen des Einstellungsfensters. Jetzt kann überprüft werden, ob die Synchronisation funktioniert. Tragen Sie dazu im Kalenderchen testweise einen Termin ein. Dieser erscheint nun in der Darstellung mit einer kleinen hochgestellten Zwei am Ende (z.B. Zahnarzt ²). Das bedeutet, dass dieser Termin noch nicht an den Server übertragen wurde, d.h. die anderen Kalenderchen können ihn noch nicht sehen wenn sie synchronisieren.

Klicken Sie nun auf den Button Synchronisieren. Wenn alles richtig eingerichtet wurde, verbindet sich Kalenderchen nun mit dem Server und überträgt den verschlüsselten Termin woraufhin die hochgestellte Zwei verschwindet. Falls es nicht funktioniert ist in der Regel eine der Angaben in den Einstellungen falsch (Zugriffsschlüssel, Benutzername oder Benutzerpasswort). Kalenderchen zeigt dann eine Fehlermeldung, die ggf. schon sagt welche der Angaben fehlerhaft sein könnte. Beachten Sie bitte bei allen Angaben die Groß- und Kleinschreibung. Natürlich muss auch eine Verbindung zum Internet bestehen. Und falls Sie in einem größeren Netzwerk sind müssen unter Umständen Angaben zum Proxyserver angegeben werden (Einstellungen | Debug) – fragen Sie dazu den Netzwerkverantwortlichen.

Nachdem nun ein Kalenderchen erfolgreich auf das Synchronisationskonto zugreifen kann, können Sie die gleichen Angaben noch in den anderen Kalenderchens eintragen. Wenn weitere Windows Kalenderchens an der Synchronisation beteiligt werden sollen, dann kann auf die neuen PCs auch einfach das Datenverzeichnis des existierenden Kalenderchens kopiert werden, um sich das Eintippen der Passwörter zu ersparen. Alternativ kann dafür auch die Datensicherungs und -rücksicherungsfunktion verwendet werden (Einstellungen | Wartung | Als ZIP-Archiv sichern bzw. Wiederherstellen)
Falls die synchronisierten Termine dort nur mit seltsamen asiatischen Zeichen angezeigt werden, liegt das daran, dass das Datenverschlüsselungspasswort in einem der beteiligten Kalenderchens falsch eingegeben wurden. Denn sobald zum Verschlüsseln und Entschlüsseln z.B. durch einen Tippfehler unterschiedliche Passworte genommen werden, sind alle Termintexte nach dem Entschlüsseln unlesbar. Mehr Infos zum Problem mit asiatischen Zeichen gibts im separaten Artikel die-termine-erscheinen-in-chinesischen-schriftzeichen-was-nun

Weitere wichtige Hinweise:

1. Wenn Termine aus dem bisherigen Kalenderchen übernommen werden sollen, darf dies nur in einem Kalenderchen geschehen. Beispiel: Sie haben zwei Windows-PCs, die bisher über USB Sticks oder ein Netzlaufwerk synchronisiert wurden. Dann darf nur ein Kalenderchen die Termine übernehmen und „als erstes“ zum Server synchronisieren. Das zweite Kalenderchen auf dem anderen PC muss dann ohne Termine angelegt werden und bekommt die Termine vom Server beim ersten Synchronisieren. Wenn dagegen auf dem zweiten PC nochmal die gleichen Termine übernommen werden, synchronisiert auch dieses Kalenderchen die Termine mit dem Ergebnis, dass später in beiden Kalenderchen alle Termine doppelt vorhanden sind (denn der Server kriegt ja nur verschlüsselte Termine zu Gesicht und kann somit auch keine Duplikate ausfiltern).
2. Die Termine eines Synchronisationskontos können mittlerweile auch auf dem Server gelöscht werden (im Verwaltungsbereich des Synchronisationskontos ganz unten). Wenn also etwas bei der Einrichtung schief ging und z.B. alle übernommenen Termine doppelt im Synchronisationskonto enthalten sind, kann diese Funktion helfen. Mehr Infos dazu stehen im Verwaltungsbereich des Synchronisationskontos.
3. Wenn im Windows-Kalenderchen das Synchronisationskonto gewechselt werden soll, müssen die Termine zuvor lokal im Windows-Kalenderchen gelöscht werden. Das geht, in dem im Datenverzeichnis (F6) die Datei termine.dat gelöscht wird.